Budgetierung
Das Thema Budgetierung umfasst sowohl die Planung der zu erwartenden Ausgaben und realisierten Einnahmen für das Event als auch die tatsächliche Endabrechung. Eine Budgetierung ist auf alle Fälle wichtig, um sich im Vorfeld grob darüber im Klaren zu werden, welche zeitlichen und finanziellen Anstrengungen zur Durchführung eines Projekts notwendig sind. Dadurch hat man eine Entscheidungsgrundlage, die je nach geplanten Einnahmen oder Ausgaben für oder gegen die Realisierung eines SkillzBazaar sprechen kann. Außerdem hilft sie enorm bei der Beantragung von Fördermitteln, weil hierfür ein Budgetplan in der Regel unabdingbar ist. Idealerweise hat man bei der Erstellung des Budgetplans schon eine grobe Idee, woher man Fördermittel oder andere Einnahmen generieren kann. Auch der Prozess des Dialogs mit anderen Teammitgliedern über die Höhe der Aufwendungen hilft beim Gesamtverständnis des Projekts.
Die Vorlage kann es vereinfachen, ein Budget zu erstellen, die Ausgaben zu verfolgen und einen Überblick über Einnahmen zu behalten. Unter dem ersten Blatt "Budgetplan" kann das geplante Budget erstellt werden (nach Bereichen), im Tabellenblatt "Einkommen" _lassen sich die Informationen zu beantragten Fördermitteln sammeln und im Blatt "Ausgaben" _lassen sich Ausgaben (und der derzeitige Bearbeitungsstand) sammeln.
Koordination & Zuständigkeiten
Es hat sich bewährt, wenn eine Person verantwortlich, die für den gesamten Projektverlauf von Beginn bis Ende für das Thema Budgetierung zuständig ist. Diese Person sollte am Besten intrinsisch motiviert und Ansprechpartner für sämtliche Ausgaben sein. Praktischerweise sollten bereits im Vorfeld organisatorische Dinge wie die Verwendung einer bestimmten Rechnungsanschrift, oder die Erstattung von Auslagen ausschließlich gegen Belege kommuniziert werden. Natürlich kann auch Budgetverantwortung abgegeben werden (insbesondere für die geplanten Budgets und deren Verantwortliche), damit nicht wegen jedem Kleinstbetrag angefragt werden muss, was andernfalls auch viel unnötigen Overhead verursachen kann.
Partizipative Budgetierung
Bei der partizipativen Budgetierung hat jedes Teammitglied völlig transparent Einblick in die Verwendung der persönlichen Budgets (auch Anderer) und kann ggf. anderen Teammitgliedern, Dritten oder sonstwie Projektbeteiligten einen Teil seines Budgets abtreten, falls er sich sein persönliches Budget nicht komplett selbst zuteilt.
Aufwand
Es lässt sich nicht klar abgrenzen, wieviel Zeit nur für die Budgetierung aufgewendet wurde, weil das bspw. meist auch Voraussetzung für die Akquise von Fördermitteln ist, Rechnungen bezahlt werden müssen, usw. aber als grobe Richtschnur können folgende Werte dienen:
2h grober Vorschlag vorbereiten
4h diskutieren mit mindestens 2 anderen Teammitgliedern
5h Rechnungen sammeln, eintragen und erstatten
4h Abschlussrechnung, Value Accounting und partizipative Budgetierung
3h Mitwirkung am Sachbericht für Förderinstitutionen
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